Responsable Administratif Adjoint H/F - 79

Le Groupe OBYO est expert en produits d'hygiène et d'entretien. Toujours soucieux de donner la meilleure qualité de service qui soit pour nos clients, notre groupe a évolué au fil du temps pour mieux répondre aux besoins et aux attentes de nos clients.
Passionné par le domaine de l'hygiène, vous avez un fort tempérament commercial, de la pugnacité, la capacité à argumenter et à convaincre et un fort esprit d'équipe. Rejoignez-nous !Nous recrutons pour notre agence de Niort (79):

un(e) Responsable Administratif(ve) Adjoint(e)

Votre mission consistera à :

- Accueillir les fournisseurs, clients, transporteurs externes et visiteurs ;
- Gérer et prioriser les appels téléphoniques ;
- Répondre aux attentes des clients, gérer les insatisfactions éventuelles et transmettre les demandes particulières des clients au commercial concerné ;
- Assurer le traitement et le suivi des commandes clients (saisie, validation, livraison) ;
- Contrôler les remontées de commandes des commerciaux et alerter en cas de problème de marge/rupture/coût de livraison ;
- Informer sans délai son supérieur ou le service concerné en cas d'incident en clientèle impliquant nos produits ou nos pratiques ;
- Suivre les dossiers clients : gestion des contrats, conditions commerciales, relances ;
- Veiller à la bonne application des procédures commerciales et administratives ;
- Gérer les litiges clients et trouver des solutions adaptées ;
- Participer à l'élaboration des appels d'offre et à la mise à jour de nos mercuriales
- Centraliser les demandes d'intervention SAV de la part des clients et pilotage dans l'outil de suivi NEO SAV ;
- Elaborer les plans d'hygiène à destination de nos clients ;
- Participer à l'organisation des salons professionnels ;
- Superviser l'intégration des factures d'achat dans le logiciel NEO, les rapprochements des bons de commandes et des factures au moment de la réception des marchandises, la relance des clients débiteurs ;
- Superviser le contrôle des notes de frais établies par le personnel avant la validation du Directeur Commercial ; la préparation des éléments de salaire, le calcul des commissions et la prise des rendez-vous à la médecine du travail dans le respect des délais légaux ;
- Animer une équipe composée de 2 collaboratrices.