Agent d'Accueil et Administratif - Mairie Aulnay de Saintonge H/F - Communes

La commune d'Aulnay-de-Saintonge est une commune de près de 1500 habitants, ancien chef-lieu de canton. Elle est dotée de services, commerces, d'un groupe scolaire et d'un collège, d'un EHPAD, d'une gendarmerie et d'un centre d'incendie et de secours ainsi que d'équipements sportifs, d'une médiathèque. Son patrimoine dont l'Eglise classée UNESCO attire de nombreux touristes. Son territoire est traversé par le chemin de Saint-Jacques de Compostelle et doté d'une halte jacquère pour accueillir les pèlerins.
Vous travaillerez au sein du secrétariat composé de 4 agents et aurez les fonctions d'agent d'accueil et d'assistant.e administratif.ve

-Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, informez les personnes et les orientez vers les interlocuteurs compétents.
-Vous donnez les premiers renseignements ainsi que les formulaires dans les domaines qui concernent les collectivités comme l'état-civil, les élections, le cimetière, etc.).
-Vous gérez les démarches comme la location des salles et de matériel, le recensement des jeunes à la journée de citoyenneté, les inscriptions scolaires, les déclarations réglementaires (chiens dits dangereux, fourrière, taxi, assurance, etc).
-Vous tenez les permanences d'accueil des titres sécurisés d'identité.
-Vous répondez aux demandes de copies d'actes d'état-civil via l'application COMEDEC.
-Vous suivez la gestion des festivités et des cérémonies organisées par la commune et les associations dont les déclarations réglementaires : SACEM, sécurité, débits de boissons, feu d'artifice.
-Vous traitez et réorientez les mails aux services dédiés et aux élus.
- Vous assurez la diffusion d'informations aux élus, aux habitants, et gérez l'affichage. Vous pouvez être mené à diffuser sur les supports communaux de communication.
-Vous rédigez et mettez en forme des courriers ou autre document à la demande des élus ou de la secrétaire générale de mairie.
-Vous gérez le classement et l'archivage des documents de l'accueil

Qualités requises :
-Avoir le sens du service public.
-Très bonnes qualités relationnelles. Savoir écouter, communiquer, transmettre.
-Savoir être patient et diplomate.
-Respect de la confidentialité.
-Très bonnes qualités rédactionnelles.
-Avoir de la rigueur.
-Être autonome et dans l'initiative.
-Être capable de s'adapter.

Compétences professionnelles et techniques
-Maîtriser les techniques d'accueil
-Etre à l'aise avec la bureautique (word, excel), la messagerie Outlook, les logiciels de gestion, les portails web des administrations.
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités

Une expérience en collectivités locales sera un atout.
Les jours de travail : lundi, mercredi et vendredi (matin et après-midi), mardi après-midi.

• Outlook
• Sens du relationnel
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Médiation
• Permanence téléphonique